Een bakker heeft om efficiënt te kunnen werken een bakkerij nodig die logisch is ingericht: met een duidelijke route van oven tot vitrine. Een schilder heeft juist behoefte aan een atelier dat qua sfeer en belichting voor inspiratie zorgt om een gedachte te vertalen naar schilderij. Voor mensen met een kantoorbaan zijn die eisen voor een ideale werkomgeving minder afgebakend, maar net zo belangrijk. Hoe richt je die dan in?
De veranderende functie van kantoren
Voor we beginnen, eerst even een geschiedenislesje: werken op kantoor betekende vroeger dat werknemers zo’n tachtig procent van hun tijd bezig waren met administratief werk en uitvoerende taken. Iedereen deed praktisch hetzelfde werk. Tegenwoordig werken we veel meer in een kenniseconomie, een kantoor dient vooral als een plek waar je je collega’s ontmoet, sociaal bent en de bedrijfscultuur opsnuift. Werkzaamheden waarvoor je je wil focussen, doe je vanuit huis. Maar de inrichting van kantoren verandert vaak niet mee met die trend, en zijn meestal nog gebouwd op al die werknemers die hetzelfde werk uitvoeren. En dat is niet meer van deze tijd.
Want de kennismedewerker roept al jaren: ik krijg mijn werk niet voor elkaar op deze plek. Als je acht uren non-stop kennis ontwikkelt, uitwerkt en regelmatig belt aan hetzelfde bureau, is het onmogelijk om dat allemaal in opperste concentratie te doen. En toen kwam corona. Ineens gingen we allemaal thuis aan de bak en merkten we: hier kan ik me wel focussen. En ik heb ineens tijd om mijn kind naar school te brengen en weer op te halen. Toen we na een paar maanden weer terug naar kantoor gingen, wilden medewerkers nog steeds graag hun kind uit school halen. Gedwongen terug naar de situatie voor corona? Liever niet. Thuis is een focusplek ontstaan, op kantoor kom je vooral om collega’s weer te zien. En het is heel belangrijk om je daar als werkgever op aan te passen.
Toch zijn we zo geconditioneerd dat we van 9.00 tot 17.00 uur non-stop aan het werk zijn. We komen thuis, koken, moeten daarna nog naar de sportschool en dan begint het hele riedeltje opnieuw. Omdat het zo ‘hoort’, niet omdat dat het beste werkt. Wij van DNA Projecten zeggen: doe eens een stap terug en kijk opnieuw naar de indeling van je werkleven. Daarin is juist ook ruimte om de kinderen van school te halen, ‘s ochtends een sportlesje mee te pakken en eerder te beginnen of later door te gaan. Als je je taken natuurlijker inricht, merk je dat je veel meer balans krijgt in je leven dan wanneer je op gezette tijden ergens bent. Activiteit gerelateerd werken heet dat: een plek zoeken die qua functie, sfeer, plaats en tijd het beste aansluit bij wat je wil doen.
Zintuigen positief prikkelen
De dag afstemmen op je werkzaamheden, gaat hand in hand met een ideale werkplek. Daardoor worden de behoeftes op kantoor vaak praktischer: medewerkers willen focusplaatsen, werkplekken, belhokjes en videoruimten. Maar de manier waarop de zintuigen van werknemers geprikkeld worden op kantoor is ook heel belangrijk. Wij adviseren bijvoorbeeld altijd dat het licht op kantoor de dag representeert: ‘s ochtends oranje, in het middaguur wit en ‘s avonds donkerder. Dat is beter voor je slaapritme, en werkt mede daardoor bevorderend voor de productiviteit van medewerkers. Maar ook de akoestiek en geur in een ruimte zijn heel belangrijk. Als het ergens stinkt, ben je alleen maar bezig met de geur. En als je huid alleen maar nepmaterialen als plastic-houtlook in plaats van echt hout voelt, word je daar echt ongelukkiger van. Je zintuigen worden in een slecht ingerichte ruimte continu geprikkeld, waardoor je onbewust de hele dag beoordeelt of de plek waar je je bevindt wel veilig is. En dat is niet bevorderend voor de productiviteit en het werkgeluk.
De ideale werkomgeving is gepersonaliseerd
De ideale werkomgeving draagt absoluut bij aan het werkgeluk. Onderzoek wijst uit dat gelukkige medewerkers tot 43 procent beter presteren, tot dertig procent loyaler zijn aan hun werkgever en voor 66 procent minder verzuimen. En als je de ideale werkomgeving creëert op kantoor, zie je ook dat mensen echt naar kantoor komen. Want dat is nu een groot probleem voor werkgevers: veel mensen werken liever thuis. Dat is ook wel te verklaren: wie een nieuwe telefoon koopt, kan die personaliseren door een andere achtergrond of ringtone in te stellen. Bij een werkplek kan dat nu nog niet, terwijl die eigenlijk wel zo benaderd moet worden: de plek is voor iedereen hetzelfde, maar je kunt hem inrichten naar je eigen behoeftes. Bijvoorbeeld omdat je een bureaulamp hebt die je kunt aanzetten zonder dat je collega’s last hebben van het felle licht.
DNA Projecten kan bijdragen aan de ideale werkomgeving door samen met jou uit te zoomen: welke behoeften zijn er vanuit het management en de werknemers? We helpen je graag met de deconditionering van jouw bedrijf. Niks niet werken van 9.00 tot 17.00 uur, wij geloven dat het duurzamer is om te werken hoe dat voor elk individu het beste werkt. Samen brengen we in kaart hoe je wil werken, en vervolgens gaan wij aan de slag met een plan van aanpak. Ons doel: ervoor zorgen dat medewerkers zich zakelijk thuis voelen, en dat het nieuw ingerichte pand de bedrijfscultuur ademt. Wij zien het kantoor als een plek die multi-inzetbaar is, met ruimtes die naadloos aansluiten op de wensen van de medewerkers. En dat hangt natuurlijk alles af van of je een productiegericht bedrijf hebt of juist werkt binnen een kenniskantoor. Wij zorgen er samen met jou voor dat iedereen zich verbonden voelt, met elkaar en met de werkwijze. Want de ideale werkomgeving zit hem niet alleen in mooie sta-zitbureaus en stilteruimtes, maar in structurele veranderingen waarin iedereen kan werken op een manier die het beste bij diens leven aansluit. Benieuwd naar onze succesformule?
